A szervezet tevékenységei
A tapasztalatok azt bizonyítják, hogy konkrét akciótervhez könnyebb megnyerni akár vállalkozókat, akár önkormányzatokat, mint csak úgy egy jövőbeni lehetséges együttműködéshez. Az is tapasztalat, hogy legegyszerűbben (legelőször) talán közös marketingakciók keretében alakulhat ki az együttműködés. (közös kiadvány, weboldal, stb.) Ezért feltétlenül fontos, hogy ilyen tervvel már az alakulás pillanatában rendelkezzünk.
Üzleti terv, vagy gazdálkodási terv készítése
Ez áll egyrészt marketing tervből (mit szeretnénk elérni, és ahhoz mit kell csinálni), illetve pénzügyi tervből (mennyibe fog kerülni). E tervek birtokában van turisztikai jövőképünk, illetve egyben ajánlatunk is mind az önkormányzatok, mind a vállalkozók felé. A pénzügyi terv segítségével a tagdíjak is könnyebben állapíthatóak meg, és a működési költségeket is előre kalkulálhatjuk, könnyen kiderül, hogy a marketingtervünk megvalósítható-e.
Tagság szervezése
Mindenféle tévhittel ellentétben ez az egyik legnehezebb, és legfontosabb tevékenység. A leendő tagokat sokszor még konkrét üzleti terv birtokában, saját üzleti érdekének számszerű bizonyításával is nehéz meggyőzni. A szervezés nem áll meg a „beszervezésnél”, a tagsággal folyamatos konzultáció szükséges, legalább évenként írásban is célszerű elégedettségi véleményt kérni.
Szervezetfejlesztés
A működés folyamán folyamatosan adódnak kérdések, amelyekre megoldást kell találni. Fontos, hogy minden partner hallathassa a hangját, de az sem egészséges, ha ezt túlzásba viheti. A döntési mechanizmusra nincs igazán jó recept, a Társasági szerződés, vagy Alapító okirat rögzíti ugyan a folyamatot, de ennek gyakorlatban történő megvalósítása egészen különböző lehet. A Kht esetében a marketingmunkával összefüggő döntéseket az un. marketing taggyűlés hozza meg, ahol minden partnerünknek egy szavazata van, függetlenül a befizetett díjaktól, viszont a Társasági szerződésben leírtak szerint a törzstőke 40 %-át meghaladó pénzügyi döntéseket a tulajdonosi taggyűlésnek kell meghoznia, így a marketing taggyűlés döntéseit a tulajdonosi taggyűlésnek jóvá kell hagynia.
Marketing tervben leírtak megvalósítása
Rendkívül fontos, hogy a marketing terv megvalósítható legyen, illetve legyen aki megvalósítsa (munkaszervezet), mert a tagság ahhoz adja a pénzét. Ha a tervek nem, vagy nem úgy valósulnak meg, ahogy azt a tagok elvárják, elkezdődhet egy bomlási folyamat. Szintén fontos, hogy a vállalkozókat ne csak az ötletelésbe, tervezésbe vonjuk be, hanem a gyakorlati munkába is.
A marketingtevékenység főbb pontjai:
- vonzerőleltár készítése, és naprakészen tartása
- kiadványok (invitatív jellegű, szálláskatalógus, tematikus kiadványok, térképek)
- turisztikai weboldal működtetése (lehetőleg invitatív és üzleti részekkel)
- részvétel turisztikai vásárokon, road show-n, egyéb turisztikai rendezvényeken
- study tourok szervezése a média és a szakma számára
- turisztikai termékfejlesztés, és annak promorciója
Vállalkozási tevékenység
Általában mindig a pénz, ami kevés. Magyarországon az alulról építkező turisztikai szervezetek, vagy gazdasági társaságok egyenlőre nem állami segédlettel működnek, ezért szükség van olyan tevékenységre is, amely bevételt hoz a szervezetnek. A marketingmunka egy jó része is felfogható vállalkozási tevékenységnek (kiadványok, weboldal, vásárok), amely során a szervezet gyakorlatilag megszervezi és a vállalkozókkal „megfizeteti” az adott projektet. Ha ügyesen sáfárkodik a befizetésekkel, pl. olcsóbban végigvisz egy akciót, mint az a tervben szerepel, olyan pótlólagos forráshoz jut, amelyből non-profit jellegű tevékenységet tud finanszírozni. (így készült nálunk pl. az első kerékpáros túratérkép)